L’état d’une commande fournisseur vous permet de connaitre le mouvement de votre stock. Il vous informe par exemple, si une commande n’est pas encore validée ou si les produits sont partiellement réceptionnés.
Les différents états d’une commande fournisseur
Prestashop vous propose 6 états par défaut. Connectez-vous à votre panneau d’administration en utilisant votre e-mail et votre mot de passe. Ensuite, dans la colonne de gauche de votre back-office, placez votre curseur sur l’onglet “Stock” puis cliquez sur “Paramètres”. Dans la section “Stock : états des commandes fournisseurs”, un tableau affiche les différents états disponibles : – “Création en cours” veut dire que la commande est en cours de création et qu’elle peut être modifiée. – “Commande validée” vous signale que la commande est validée et donc plus modifiable. – “En attente de réception” vous indique que le fournisseur a bien reçu votre commande et l’a validée. – “Commande réceptionnée partiellement” est à appliquer si vous avez reçu un des produits commandés. En sélectionnant cet état, vous autorisez la réception multiple des articles. – “Commande réceptionnée totalement” est à appliquer dès que vous recevez l’intégralité des produits. – “Commande annulée” signifie que votre commande est annulée. Elle ne peut pas être modifiée. À chaque changement d’état, Prestashop fait évoluer la page de changement d’état pour ne vous proposer que les états suivants. Pour consulter les informations d’une commande, accédez à la page “Commandes fournisseurs” dans le menu “Stock” puis sélectionnez “Afficher” dans la liste qui apparaît en cliquant sur la flèche au niveau de la ligne de la commande désirée. Vous pouvez télécharger un fichier PDF du bon de commande en cliquant sur “Exporter en PDF” sur la ligne de chaque commande ou en cliquant sur “Changer d’état” et en sélectionnant l’action “Click here to download the supply order form” dans la section “Print the supply order form”.
Les étapes entre la validation d’une commande fournisseur et la réception des produits
Selon l’évolution de la commande fournisseur, vous devez y apporter des changements dans votre back-office. Accédez à la page “Commandes fournisseurs” du menu “Stock”. Ensuite, à droite de la ligne de la commande, sélectionnez “Changer d’état”. Dans la section “Etat des commandes fournisseurs”, choisissez “Commande validée” pour la confirmer. Si elle est encore en préparation, il est recommandé de laisser l’état à “Création en cours”. Après validation et confirmation de la réception de la commande par le fournisseur, passez à “En attente de réception”. Dès que vous recevez un des produits commandés, choisissez “Commande réceptionnée partiellement”. Avec “En attente de réception” et “Commande réceptionnée partiellement”, une autre action intitulée “Mettre à jour la réception des produits” est disponible dans la liste des commandes. En cliquant sur ce nouveau bouton, vous accédez à une page, dans laquelle vous enregistrez les produits reçus et leur quantité dans un tableau. Cochez la case à gauche du ou des produits concernés, puis remplissez “Quantité reçue aujourd’hui ?”. Dans les colonnes à droite des produits, vous pouvez consulter la quantité d’articles que vous avez reçus, la quantité attendue et la quantité restante. Pour mettre la commande à jour, cliquez sur le bouton “Update selected items” en bas à droite du tableau. Pour consulter l’historique de la livraison d’un produit, cliquez sur le bouton “Détails” à droite de sa ligne. Si la quantité reçue est égale à celle attendue, la ligne du produit est affichée en vert. Si elle est supérieure, la ligne est rouge. Vous devez garder l’état de la commande sur “Commande réceptionnée partiellement” tant que tous les produits ne sont pas réceptionnés. Ensuite, changez l’état en “Commande réceptionnée totalement” pour finaliser le processus. Sur la ligne du produit, cliquez sur l’icône de page de la colonne “Exporter” pour un format PDF ou l’icône de feuille de calcul bleue pour un CSV. Vous pouvez aussi “Exporter les commandes en CSV” ou “Exporter le détail des commandes en CSV” en cliquant sur les flèches en haut à droite du tableau. Dans la section “Filtres”, vous pouvez choisir de n’afficher que les commandes destinées à un entrepôt spécifique, en choisissant “Filtrer par entrepôt”. Vous pouvez cochez “Ne pas afficher les commandes terminées/annulées” pour qu’elles n’apparaissent plus dans la liste.
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